Jako miejsce konferencji wybrane zostało centrum administracyjne Gminy Zambrów, a dokładniej sala konferencyjna Urzędu Gminy, położona przy ul. Fabrycznej 8B. Data wydarzenia to poniedziałek, 31 marca 2025 roku. Spotkanie miało na celu przekazanie istotnych informacji dla sołtysów z terenu gminy.

Inicjatorem i organizatorem spotkania był Wójt Gminy Zambrów, Jarosław Kos. Na jego zaproszenie odpowiedziało ponad 40 osób pełniących funkcję sołtysa na terenie tej gminy. Wśród nich znalazła się również Jolanta Wielgat, Przewodnicząca Rady Gminy Zambrów i jednocześnie sołtys wsi Wola Zambrowska.

Gośćmi spotkania, którzy podzielili się szczegółowymi informacjami byli: Ewa Denkiewicz, Zastępca Wójta Gminy Zambrów; Bogdan Pac, Sekretarz Gminy Zambrów; Dorota Waszkiewicz, Skarbnik Gminy Zambrów; Marta Banasik, Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej oraz Joanna Gierałtowska, Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zambrowie.